Bagi warga negara asing yang tinggal di Jepang dalam jangka panjang, proses pengajuan dan pembaruan “Kartu Tinggal” adalah hal yang sangat penting. Jenis visa berbeda-beda tergantung pada tujuan tinggal di Jepang. Terkadang kita harus pergi ke kantor kota setempat atau memotret foto untuk dokumen… dalam kehidupan yang sibuk, tentu kita ingin mengurangi proses yang merepotkan ini.
Artikel ini akan membahas informasi dasar, dokumen yang bisa disiapkan di konbini (toko serba ada), serta alur proses dari pengajuan hingga penerimaan Kartu Tinggal. Saya ingin berbagi cara praktis untuk meminimalisir waktu dan tenaga yang terbuang dalam persiapan.
Berikut adalah empat poin utama yang akan dibahas:
– Informasi dasar yang perlu Anda ketahui mengenai pembaruan Visa Pasangan (配偶者ビザ)
– Persiapan sebelum pengajuan
– Proses pengajuan hingga penerimaan
– Hal yang perlu diperhatikan mengenai masa berlaku Kartu My Number
Sejak Januari 2024, pengajuan secara online sudah memungkinkan, namun berdasarkan pengalaman pribadi saya, kali ini saya akan membahas proses pengajuan langsung di kantor imigrasi.
Informasi dasar yang perlu Anda ketahui mengenai pembaruan Visa Pasangan (配偶者ビザ)
Saat mendekati waktu pembaruan visa, dokumen yang perlu disiapkan sering kali terasa merepotkan. Agar tidak ditolak, mari kita bahas informasi dasar mengenai pembaruan visa pasangan (配偶者ビザ).
Tentang Masa Pengajuan Pembaruan
Pengajuan pembaruan Kartu Tinggal dapat dilakukan mulai 3 bulan sebelum masa berlaku visa habis. Namun, jika ada alasan khusus untuk mengajukan lebih awal, pengajuan bisa dilakukan sebelum 3 bulan, tergantung kebijakan di kantor Imigrasi setempat. Sebaiknya, Anda menghubungi kantor Imigrasi yang menangani wilayah tempat tinggal Anda.
Siapa yang Dapat Mengajukan dan Masa Tinggal
Pengajuan pembaruan visa hanya berlaku untuk warga negara asing yang ingin memperpanjang status tinggal yang ada. Jika Anda bercerai atau pasangan Anda berubah, Anda tidak bisa mengajukan pembaruan visa, jadi penting untuk memperhatikan hal ini.
Visa “Pasangan Warga Negara Jepang” memiliki masa berlaku yang berbeda, yaitu 5 tahun, 3 tahun, 1 tahun, atau 6 bulan. Masa tinggal yang diberikan akan ditentukan berdasarkan informasi dalam formulir pengajuan dan dokumen yang Anda serahkan.
Secara umum, masa tinggal akan diperpanjang setiap kali pengajuan, yaitu selama 1 tahun, 3 tahun, atau 5 tahun. Namun, berdasarkan pengalaman kami sebelumnya, setelah memperoleh masa tinggal selama 3 tahun, kami menghabiskan hampir 2 tahun di luar Jepang, sehingga ketika melakukan pembaruan berikutnya, masa tinggalnya kembali menjadi 1 tahun.
Dokumen yang Diperlukan
Berikut adalah dokumen yang diperlukan untuk mengajukan pembaruan visa pasangan (配偶者ビザ):
1. Formulir Pengajuan Pembaruan Visa 1 lembar
2. Foto 1 lembar (Melampirkan foto yang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan pada formulir aplikasi dan mengajukannya)
Untuk visa pasangan warga negara Jepang, foto yang dibutuhkan harus memiliki ukuran 4 cm (tinggi) x 3 cm (lebar), diambil dengan latar belakang putih dan posisi menghadap langsung ke kamera. Penggunaan topi, kacamata hitam, dan aksesoris lainnya tidak diperbolehkan. Foto yang digunakan harus diambil dalam waktu 6 bulan sebelum tanggal pengajuan, dan nama pemohon harus ditulis di bagian belakang foto. Namun, jika pemohon mengenakan hijab karena alasan agama, mereka dapat mengajukan permohonan dengan menyertakan dokumen penjelasan tambahan, jadi tidak akan menjadi masalah.
3. Salinan Akta Keluarga Warga Negara Jepang (戸籍謄本) 1 lembar (salinan lengkap yang mencantumkan semua informasi)
Setelah menerima dokumen tersebut, pastikan untuk memeriksa apakah dokumen tersebut mencantumkan informasi mengenai status pernikahan dengan pemohon. Selain itu, dokumen tersebut berlaku selama 3 bulan sejak tanggal penerbitannya.
4. Dokumen yang membuktikan biaya tinggal di Jepang
① Jika pasangan pemohon (warga negara Jepang) yang menanggung biaya tinggal
Diperlukan dua dokumen, yaitu:
1. Sertifikat pajak penghasilan (atau pembebasan pajak) untuk 1 tahun terakhir
2. Sertifikat pembayaran pajak yang mencantumkan total pendapatan dan status pembayaran pajak selama satu tahun.
Namun, jika salah satu dari dokumen tersebut mencantumkan informasi lengkap mengenai total pendapatan dan status pajak selama satu tahun, salah satu dokumen saja sudah cukup.
② Jika pemohon sendiri yang menanggung biaya tinggal
Dalam hal ini, dokumen yang tercantum pada poin ① harus diajukan.
Dokumen-dokumen ini harus diterbitkan oleh kantor pemerintah kota atau desa tempat tinggal pemohon pada tanggal 1 Januari tahun tersebut. Bagi mereka yang baru saja pindah, disarankan untuk memeriksa terlebih dahulu dimana dokumen tersebut dapat diperoleh. Selain itu, dokumen yang diajukan berlaku dalam waktu 3 bulan dari tanggal penerbitannya.
Jika, karena berbagai alasan, pemohon tidak dapat menyiapkan dokumen resmi yang membuktikan biaya tinggal, maka dokumen alternatif seperti salinan buku tabungan atau surat keterangan kerja dapat diminta. Untuk informasi lebih lanjut, sebaiknya hubungi kantor imigrasi atau kantor pengelola izin tinggal yang menangani wilayah tempat tinggal Anda.
5. Surat Jaminan Identitas dari Pasangan (Warga Jepang) 1 lembar
Surat ini sebaiknya diberikan oleh pasangan warga Jepang yang tinggal di Jepang.
6. Salinan Kartu Penduduk (mencakup seluruh anggota keluarga pasangan warga negara Jepang)
Harap kirimkan salinan yang lengkap tanpa ada yang dihilangkan, kecuali nomor My Number. Selain itu, dokumen yang diajukan harus diterbitkan dalam waktu 3 bulan terakhir.
7. Paspor 1 lembar
8. Kartu Tinggal (在留カード) 1 lembar
Untuk detail lebih lanjut, Anda bisa mengunjungi situs resmi imigrasi Jepang. https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/spouseorchildofjapanese01.html
Persiapan Sebelum Pengajuan
Setelah mengetahui informasi dasar, berikutnya saya akan menjelaskan persiapan yang perlu dilakukan sebelum mengajukan permohonan kartu tinggal (在留カード).
Cari Tahu Kantor Imigrasi yang Menangani Wilayah Anda
Tempat pengajuan utama biasanya adalah “kantor imigrasi terdekat tempat Anda terdaftar sebagai penduduk di Jepang.” Karena jam operasional dan hari libur bisa berbeda tergantung lokasi, sebaiknya Anda memeriksa informasi terlebih dahulu.
Baru-baru ini, ketika saya pergi untuk mengajukan pembaruan visa, saya tidak mengetahui bahwa kantor tersebut telah pindah, sehingga saya pergi ke gedung lama. Jika Anda pergi dengan mobil, sebaiknya periksa juga tempat parkir umum (coin parking) yang ada di sekitar lokasi.
Pada hari pengajuan, saya tiba di loket sekitar pukul 10 pagi, dan nomor antrian saya dipanggil sekitar pukul 13.00.
Anda dapat memeriksa jumlah orang yang sedang menunggu melalui layar besar seperti ini, namun karena tempat ini selalu ramai, sangat penting untuk datang dengan cukup waktu luang.
Siapkan Dokumen yang Diperlukan
Selanjutnya, persiapan dokumen yang diperlukan. Dulu, saya harus pergi ke kantor pemerintah kota untuk mengurus dokumen, atau pergi ke toko foto untuk mengambil foto paspor, dan menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan.
Di ruang tunggu, terdapat dokumen aplikasi yang berbeda-beda tergantung jenis visa, namun mengisi formulir tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. Pada hari pengajuan, kemungkinan tempat akan ramai dengan banyak orang asing, jadi sebaiknya Anda menyelesaikan pengisian formulir terlebih dahulu sebelum hari pengajuan.
Dokumen Administrasi yang Bisa Disiapkan di Konbini
Dokumen yang diperlukan untuk prosedur pembaruan visa kini bisa dengan mudah disiapkan di konbini (mini market) jika Anda memiliki kartu My Number. Saya sendiri berhasil menyiapkan sebagian besar dokumen di konbini, sehingga saya dapat menghemat banyak waktu.
Untuk persiapan dokumen pembaruan visa kali ini, saya menggunakan konbini Seven Eleven.
Bagi Anda yang memiliki kartu My Number, Anda dapat memilih “Layanan Administrasi” （行政サービス） di mesin salin multi-fungsi yang tersedia di konbini untuk mendapatkan salinan surat keterangan domisili (住民票の写し) atau akta kelahiran (戸籍謄本) untuk pasangan warga negara Jepang. Anda juga bisa memilih bahasa yang diinginkan, sehingga prosesnya bisa dilakukan dengan lancar.
Salinan surat keterangan domisili bisa didapatkan dengan biaya 200 yen per lembar, sedangkan akta kelahiran (untuk pasangan warga negara Jepang) seharga 350 yen per lembar. Biaya ini lebih murah sekitar 100 yen dibandingkan dengan biaya di loket kantor pemerintah. Sayangnya, dokumen seperti bukti pajak atau dokumen lain yang diperlukan untuk membuktikan biaya tinggal tidak bisa diterbitkan di konbini, namun tetap saja ini sangat memudahkan.
Selain itu, kini Anda juga bisa mengambil foto paspor di konbini!
Sumber: Situs Resmi Picchan
Mengambil foto paspor yang biasanya merepotkan, kini bisa dilakukan di rumah. Anda hanya perlu mengunggah foto ke situs web untuk foto paspor, Picchan, dan foto Anda akan segera dicetak. Biaya pencetakan foto hanya 200 yen, dan karena Anda bisa mengambil foto ulang di rumah sebanyak yang diinginkan, ini menjadi alat yang sangat praktis.
Setelah mengunggah foto sesuai petunjuk di situs web, Anda hanya perlu memasukkan nomor reservasi cetak ke mesin salin multi-fungsi di konbini yang bekerja sama, dan Anda bisa mendapatkan foto paspor di tempat itu juga.
Proses Pengajuan Hingga Penerimaan
Pada hari pengajuan, bawa dokumen yang diperlukan, ambil kartu pendaftaran yang tersedia di loket, dan tunggu giliran di ruang tunggu.
Pada hari pengajuan, setelah nomor pendaftaran Anda dipanggil dan dokumen Anda tidak ada masalah, Anda akan menerima surat yang diberi cap bertuliskan “Formulir Penerimaan Aplikasi” (申請受付票) dan “Pembaruan Izin Tinggal Sedang Diproses” (在留期間許可更新中). Proses pengajuan selesai pada hari itu. Setelah itu, dalam waktu sekitar dua minggu hingga satu bulan, Anda akan menerima surat pemberitahuan, dan Anda dapat mengambil kartu tinggal yang baru dengan membawa dokumen yang diperlukan sebelum batas waktu yang ditentukan. Perlu diperhatikan bahwa biaya penerbitan sebesar 4.000 yen untuk bea materai akan diperlukan saat pengambilan. Masa tinggal yang baru tidak akan diketahui hingga Anda menerima kartu tinggal yang baru.
Hal yang Perlu Diperhatikan Mengenai Masa Berlaku Kartu My Number
Salah satu hal yang perlu diperhatikan bersama dengan prosedur pembaruan kartu tinggal adalah masa berlaku kartu My Number. Biasanya, jika masa berlaku yang tertera pada kartu tinggal sudah lewat, kartu My Number juga akan kedaluwarsa, dan perpanjangan tidak dapat dilakukan. Biaya untuk penerbitan ulang kartu My Number adalah 1.000 yen.
Namun, jika Anda masih belum menerima kartu tinggal yang baru selama proses pembaruan izin tinggal, Anda dapat meminta perpanjangan masa berlaku kartu My Number dengan menunjukkan dokumen yang membuktikan bahwa Anda sedang dalam proses perpanjangan atau pembaruan izin tinggal di kantor pemerintah setempat. Perpanjangan ini dapat dilakukan selama dua bulan, jadi pastikan untuk mengajukan permohonan sebelumnya.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, saya telah membagikan pengalaman saya mengenai prosedur pembaruan kartu tinggal untuk visa pasangan. Persiapan dokumen yang seringkali merepotkan bisa diselesaikan dengan lebih efisien jika Anda mengetahui beberapa informasinya. Dengan melakukan persiapan yang matang dan tidak terburu-buru, Anda dapat menghemat waktu dan biaya, serta memastikan prosesnya berjalan lancar. Semoga informasi ini bermanfaat bagi banyak orang.
